Robotic Process Automation mit dem b4 Virtual Client von AmdoSoft

Schnell, effizient und sicher, so sollten Geschäftsprozesse in Zeiten von Big Data und Industrie 4.0 laufen. Unternehmen kämpfen jedoch mit Fachkräftemangel und einem Wildwuchs an Systemarchitekturen.


Roboter und Künstliche Intelligenz sind längst mehr als Filmfantasien. Schon heute übernehmen bunte Roboterarme wichtige Parts in Produktionsprozessen. Bis Drohnen und selbst fahrende Autos uns ans Ziel bringen, dauert es nicht mehr lange. Auch Geschäftsprozesse von der Buchhaltung bis zur Instandhaltung und Wartung kommen in Zeiten von Big Data und Industrie 4.0 nicht mehr ohne die Hilfe von unsichtbaren Robotern im Auftrag der IT aus.

AmdoSoft schafft Abhilfe durch Automatisierung

Die Lösung b4 des Softwareentwicklers AmdoSoft aus München schafft Abhilfe mithilfe der neuen Technologie der Robotic Process Automation und automatisiert nachhaltig businesskritische Routineabläufe des Geschäftsalltags. Der b4 Virtual Client übernimmt als virtueller Mitarbeiter stupide aber lebenswichtige Tätigkeiten in Büroabläufen. Überträgt etwa Inhalte aus Customer Relationship- in Enterprise Resource Planning-Systeme, zum Beispiel Daten aus per E-Mail-Anhang eingegangenen PDFs in SAP oder andere Unternehmenssoftware. Oder er prüft relevante Schwellenwerte der IT-Systeme, um Leistungsausfälle zu vermeiden. Anders als ein Mensch langweilt der Virtual Client sich nie. Bei Eingabe der x-ten Rechnung ist er genauso aufmerksam wie bei der ersten. Und er übersieht auch keinen kritischen Performancewert. Geschäftsprozesse von Unternehmen laufen damit schneller, kostengünstiger und liefern bessere Ergebnisse.

Intuitive Bedienung und Konfiguration des b4 Virtual Clients

Anders als die klassischen Schnittstellen in der IT muss der b4 Virtual Client nicht programmiert werden. Vielmehr lassen sich an einem Dashboard intuitiv per Drag and Drop Aktoren und Regeln mittels einer Graphical Rules Engine modellieren und konfigurieren. Der b4 Virtual Client agiert wie ein intelligenter virtueller Sachbearbeiter. Wie ein Mensch kann er auf Felder, Buttons, Fenster und andere Elemente zugreifen. Zu automatisierende Prozesse lassen sich mittels eines Recorders am Bildschirm aufzeichnen. Im End-to-End-Monitoring protokolliert der Virtual Client alle Aktivitäten der automatisiert überwachten Clients und liefert Fehlermeldungen und Berichte entsprechend individuellen Voreinstellungen.

Automatisierte Übertragung von Daten aus MS Office in SAP

Ein Anwendungsbeispiel ist die Übertragung von Daten aus Outlook in SAP, beispielsweise von Zahlen aus per E-Mail eingegangenen PDFs in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm. In dem Fall öffnet der Virtual Client zunächst das Mailprogramm, wählt den Posteingangsordner aus, öffnet die erste Mail und das anhängende PDF, erkennt und extrahiert Elemente wie Unternehmensname, Rechnungsdatum und -nummer, Positionen und Beträge. Danach öffnet der Virtual Client SAP, loggt sich ein, mittels im Steuerungsmodul verschlüsselt gespeicherten Login-Details, und überträgt die Daten. Entsprechend vordefinierten Variablen und Wenn-Dann-Regeln löst der virtuelle Mitarbeiter danach weitere Arbeitsschritte aus, zum Beispiel das Einholen einer Freigabe bei höheren Rechnungsbeträgen.

b4 hilft Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln

Die Digitalisierung zwingt jedes Unternehmen das Geschäftsmodell und jeden einzelnen Arbeitsschritt in jeder einzelnen Abteilung zu überdenken. Wer das nicht tut, ist morgen vielleicht schon nicht mehr da. Software-Roboter wie der b4 Virtual Client unterstützen dabei. Das End-to-End-Monitoring protokolliert alle Aktivitäten der angeschlossenen Clients im Unternehmen und ermöglicht so eine Analyse und Optimierung aller überwachten Geschäftsprozesse. Prozesse lassen sich so sukzessive erweitern, abkürzen oder ändern. Und da der Virtual Client jeden einzelnen Arbeitsschritt aufzeichnet, erhalten Unternehmen außerdem umfangreiches Datenmaterial für die strategische Weiterentwicklung ihres Geschäftsmodells.

Nutzer schätzen die Möglichkeiten des Erkenntnisgewinns durch relevantes Reporting und daraus folgende Prozessoptimierung und Qualitätssteigerung, nicht selten in kurzfristigen Zeitspannen von Wochen oder Monaten.