Kennzahlen prüfen und Prozesse kennen






Es klingt wie eine Binsenweisheit und ist doch überraschend aktuell für viele Unternehmen: Wer seine Strukturen und Prozesse optimieren möchte, muss diese zunächst identifizieren und vor allem ständig überprüfen. Laut einer Studie von YouGov messen jedoch nur rund ein Viertel aller Unternehmen wirklich systematisch ihre Prozesse und Kennzahlen. Die meisten Betriebe hingegen tun dies nur sporadisch oder so gut wie gar nicht. Eine Prozessoptimierung – zum Beispiel durch Software-Automation – ist allerdings eher schwer zu implementieren, wenn nicht einmal der Status Quo genau gekannt wird.

Überraschende Zahlen über Prozesskontrolle

In kleinen Unternehmen mit unter 20 Mitarbeitern werden Kennzahlen und Prozessanalysen nur sehr unsystematisch und unvollständig erhoben. Das mag man noch mit dem knappen Personal und der vermeintlich höheren Auslastung der Mitarbeiter begründen können. Doch auch mittlere und sogar große Unternehmen mit mehr als 10 Mio. Euro Jahresumsatz haben deutliche Defizite, wenn es um die regelmäßige Kontrolle der eigenen Effizienz geht. Nur rund ein Drittel der großen und umsatzstarken Betriebe in Deutschland haben sich in der genannten Umfrage als vorbildlich erwiesen. Für uns von AmdoSoft ist dies wichtig zu wissen, denn nur wenn ein Prozess dokumentiert und analysiert wird, ist er auch nachweislich verbesserbar. In der Argumentation mit unseren Kunden bedeutet dies für uns einen sehr frühen Ansatzpunkt in Richtung Prozessoptimierung – lange bevor noch unser b4 Virtual Client das erste Mal zum Einsatz kommt.

Optimierungspotentiale erkennen und nutzen

Roboter haben den großen Vorteil, ungemein flexibel und vielseitig zu sein. Anders als bei vielen fachlich geschulten Arbeitskräften bestimmt nicht die Ausbildung das Einsatzfeld, sondern andersherum. Wenn Kunden uns fragen, was unser b4 Virtual Client denn könne, so fragen wir im Gegenzug eher: Was kann denn optimiert werden? Dann beginnt zunächst die Suche nach den Prozessen, die überhaupt in Angriff genommen werden können oder sollten. Viele Unternehmer beschäftigen sich dann das erste Mal seit langem mit verschiedenen Vorgängen, die sonst im Alltagsgeschäft einfach als gegeben hingenommen werden. Gerade unbeliebte Dinge wie die Lohnbuchhaltung, das Beantworten von Kundenanfragen oder die Rechnungsverwaltung „müssen eben irgendwie gemacht werden." Erst wenn die Geschäftsführer oder Abteilungsleiter sehen, wie viel Arbeitszeit, Ressourcen oder Personal durch diese Tätigkeiten eigentlich gebunden werden, erkennen sie, dass eine Optimierung hier mehr als lohnt.

Den Leuchtturm finden und anschalten

Wenn wir mit Kunden über Prozessautomatisierung reden, dann wird in der Regel ein umfassender Plan erstellt, der viele Potentiale identifiziert und mit dem sich langfristig arbeiten lässt. Aus vielerlei Gründen entfachen wir aber auch gern ein erstes Leuchtfeuer als Orientierung und als Pilotprojekt, um zu zeigen, was unser Service zu leisten vermag. Wir picken dazu einen klar definierbaren und überschaubaren Prozess heraus, implementieren unsere Software und zeigen produktiv und geschäftsnah, was Robotic Process Automation (RPA) kann und was es bringt. Mit so einem Leuchtturm als Orientierungshilfe fällt es den Unternehmern leichter, weitere Prozesse zum Optimieren zu finden und sie sehen, wie schnell und effektiv RPA sein kann. Doch auch so ein Initialprozess muss erst einmal gefunden werden. Das geht allemal schneller, wenn die unternehmenseigenen Prozesse auch regelmäßig erfasst und untersucht werden und alle wichtigen Kennzahlen vorliegen.

Miteinander zum optimalen Prozess

Wer sich für eine Optimierung mit dem b4 Virtual Client entscheidet, der ist stets eng in die Entwicklung der Potentiale seines Unternehmens eingebunden. Anders formuliert: Je besser Sie sich in Ihrem Unternehmen auskennen und Ihre eigenen Prozesse durch Kennzahlen und Statistiken darstellen können, umso leichter können wir Ihnen helfen, diese Prozesse durch RPA zu optimieren. Alternativ helfen wir Ihnen gern dabei, eben solche Prozesse zu finden und daraufhin zu prüfen, ob Sie an dieser oder jener Stelle noch ungenutztes Potential liegt.

Haben wir Sie neugierig gemacht auf die Möglichkeiten, mit softwaregesteuerter Roboter-Technologie Ihr Unternehmen produktiver zu machen? Dann zögern Sie nicht, mit unserem AmdoSoft-Team Kontakt aufzunehmen.