10 Dinge, um RPA zu verstehen – eine Einführung

RPA und Software Roboter sind in aller Munde. Doch das heißt nicht, dass das Prinzip bereits von allen verstanden wurde. Wie bei allen recht neuen Dingen überwiegen anfangs Skepsis und Unverständnis. Das ist ganz natürlich und auch richtig, denn nicht alle Innovationen sind sinnvoll und zukunftsfähig. Gleichzeitig folgt auf Unverständnis aber häufig auch vorschnelle Ablehnung. Wenn Sie nichts, aber auch gar nichts von RPA wissen, dann ist dieser kleine Beitrag genau das Richtige für Sie, damit Sie nicht den Fehler machen und diesen zukunftsweisenden Trend an sich vorbeiziehen lassen.

Was bedeutet RPA?

RPA ist die Abkürzung für Robotic Process Automation und meint die Integration eines Software-Roboters in einen oder mehrere Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Dazu wird in die bestehende IT-Struktur ein Programm eingefügt, welches sich auf denselben Nutzeroberflächen bewegt wie sonst die menschlichen Mitarbeiter. Es ist also kein in sich abgeschottetes eigenes Programm, sondern die digitale Simulation eines leistungsfähigen Mitarbeiters.

Wie funktioniert so ein Software Roboter?

Ein RPA-Bot ahmt menschliches Verhalten nach. Er steuert sozusagen die virtuelle Maus ganz so, wie Sie es mit Ihrer Hand und einer haptischen Maus tun würden. Allerdings kann ein Bot dies viel schneller, ohne Pausen und mit wesentlich weniger Fehlern. Das bedeutet, dass vor allem sich ständig wiederholende und strukturell gleichbleibende Prozesse von einem RPA-Roboter wesentlich effizienter ausgeführt werden können.

Heißt das, der Roboter kann denken?

Nein. Ein RPA-Bot ist nicht zu verwechseln mit einer künstlichen Intelligenz, die dazulernt. Der Roboter kann nur das tun, was ihm für seine Aufgabe aufgetragen wurde. Weicht der Prozess ab oder sind Informationen nicht zu verarbeiten, kann der Bot nicht improvisieren oder selbständig Lösungen finden. Das hat den Vorteil, dass sich ein Roboter immer 100% an Compliance-Vorgaben und Prozessregeln hält.

Ist RPA dasselbe wie Prozessoptimierung?

Jein. Bei der herkömmlichen Prozessoptimierung werden im Normalfall ganze Prozesse oder Prozessteile umfassend auf ihre Effizienz untersucht und gegebenenfalls angepasst. Ein RPA-Bot verändert den Prozess an sich nicht, sondern arbeitet ihn nur effizienter ab. Allerdings kann man die Implementierung eines Software-Roboters selbst als Prozessoptimierung sehen, da der Prozess durch den „neuen“ Bearbeiter wesentlich effizienter wird.

Warum reden gerade alle über RPA?

Im Zuge der Digitalisierung und einer globalisierten Weltwirtschaft stehen Wachstum und Kosteneffizienz ganz oben auf der Liste der strategischen Entscheidungen. Jedes zukunftsorientierte Unternehmen sieht in der Robotik das größte Potential für mehr Effizienz und größte Einsparungen – erst recht vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels.

Ist RPA nicht einfach nur ein Mittel zur Personalreduzierung?

Nein. Ein RPA-Roboter kann einen Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern ihm nur die Aufgaben abnehmen, für die er im Normalfall sowieso überqualifiziert ist. Gemeint sind einfache, sich wiederholende Tätigkeiten, etwa im Backoffice oder der Kundenbetreuung. Sobald ein Sachverhalt komplexer wird, muss der Mensch ran – und hat dann viel mehr Zeit für kreative Lösungen oder emotional fordernde Aufgaben.

Und was bringt mir das dann?

In erster Linie Entlastung – personell sowie bezüglich der Kosten. Alle Aufgaben, die ein RPA-Bot erledigt, werden schneller, fehlerfrei und zu Stoßzeiten auch ohne Pause, Urlaub oder Krankheitsausfall erledigt. Die Mitarbeiter stehen mittlerweile für wichtigere Aufgaben zur Verfügung. Durch die vergleichsweise geringen Kosten eines RPA-Bots ist die Amortisation schnell erreicht.

Wie erkennt man einen geeigneten Prozess?

Jeder Prozess, der arbeits- und zeitintensiv ist, dabei aber recht einfach, regel- und datenbasiert abläuft, ist wie geschaffen für RPA. Das betrifft beispielsweise Zahlungs- und Rechnungseingänge, die jeden Monat aufs Neue in immer dergleichen Form eintreffen und auf immer dieselbe Weise verarbeitet werden müssen.

Wie aufwändig ist die Implementierung einer RPA?

Da der RPA-Bot keine eigene Schnittstelle braucht, sondern nur die Eingaben der Mitarbeiter nachahmt, ist die Software meist schon wenige Wochen nach der ersten Planung einsatzbereit. Meist werden auch nur sehr wenige Schulungen benötigt, um die Mitarbeiter auf den neuen Kollegen vorzubereiten.

Kann ich das überhaupt bezahlen?

Die Implementierung der Software ist eine einmalige Investition, die sich je nach Effizienzsteigerung sehr schnell auszahlt. Verbunden mit den einhergehenden Kosteneinsparungen, den geringeren Ausfällen durch Urlaub und Krankheit sowie der Möglichkeit, angesammelte Aufgaben abzuarbeiten, fallen die Kosten verglichen mit anderen Optimierungsmethoden sehr gering aus.

Haben Sie nun eine bessere Vorstellung davon, was RPA bedeutet? Dann lassen Sie uns gemeinsam ergründen, ob unser b4-Bot auch Ihrem Unternehmen helfen kann. AmdoSoft freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme.