Robotic Process Automation (RPA) mit dem b4 Virtual Client


„Roboter? Automatische Arbeiten? Virtuelle Mitarbeiter? Damit haben wir doch gar nichts zu tun!" So oder so ähnlich reagieren viele Unternehmer, wenn sie das erste Mal von Robotic Process Automation (RPA) oder generell von softwarebasierten Automationsprozessen hören. Oft wird gedacht, solche Automatiken kämen nur für IT-Dienstleister oder stark technisierte Fabriken in Frage. Doch RPA kann fast jedem helfen. Es geht nämlich gar nicht um allzu komplizierte Systeme. Es klingt leider nur so. In Wahrheit hilft RPA auch in der Buchhaltung, dem Personalwesen oder der Logistik.

Was ist RPA denn nun eigentlich?

RPA ist im Grunde die gedankliche Weiterentwicklung der Lösungen, die es schon seit einer ganzen Weile für Prozesse gibt, die sich in Unternehmen immer wieder wiederholen und damit wertvolle Ressourcen binden. Doch während Lösungsansätze wie Outsourcing oder die Installation aufwändiger Management Software das Problem nur auslagerten oder halbwegs eingrenzten, schafft RPA das Entscheidende: Sie werden das Problem los! Genauer gesagt arbeitet ein virtueller Roboter all jene Prozesse ab, für die Ihre Mitarbeiter zu wertvoll sind oder die sich sonst nur sehr ineffizient erledigen lassen. Ein RPA-Client übernimmt dabei fast jede Art strukturierter, sich wiederholender Aufgaben. Am besten illustrieren wir dies durch ein konkretes Beispiel.

Ein Beispiel: Rechnungserstellung durch PDF-Analyse

Stellen Sie sich eine gut ausgebildete Büromitarbeiterin vor, die einen Großteil ihrer Zeit damit verbringt, Daten aus PDF-Listen des Vertriebs zu extrahieren, diese in eine Excel-Tabelle einzufügen und dann daraus Rechnungen erstellt, die an die Kunden gehen. Selbst bei bester Software, idealen Vorlagen und vorbildlicher Arbeitsleistung benötigt die Mitarbeiterin sehr viel Zeit und wird dabei ziemlich unterfordert. Eine echte Verschwendung von Ressourcen und ein wahrer Motivationskiller für die eigentlich so viel fähigere Fachkraft. Ein RPA Software Roboter erledigt dieselbe Arbeit in einem Bruchteil der Zeit, macht keine Flüchtigkeitsfehler, dokumentiert jeden Schritt und wird dabei nie demotiviert. Dazu ist nicht einmal eine echte Schnittstelle zur betriebseigenen Software nötig. Der Roboter klickt und tippt vielmehr genauso wie die Mitarbeiterin – nur ohne physische Präsenz, die einen Arbeitsplatz benötigt.

RPA als Befreier von Fachkräften

Viele Kritiker sehen RPA als Jobvernichter, da vordergründig viele Arbeiten von einem Menschen an einen Roboter verlagert werden. Dabei wird aber vergessen, dass es sich überwiegend um einfache und sich wiederholende Prozesse handelt, die oft nur deshalb ausgeführt werden, weil sie halt von irgendwem gemacht werden müssen. Eigentlich sind Fachkräfte dafür aber viel zu wertvoll. Es ist daher viel umsichtiger, RPA als Befreier wertvoller Human Ressources zu verstehen. Die Ersparnis, die das Unternehmen durch den Einsatz von RPA schafft, ist also weniger direkt monetär als vielmehr indirekt durch eine deutliche Effizienzsteigerung. Da Unternehmen überall über Fachkräftemangel klagen, ist eine Technologie, die Fachkräfte frei macht, sicher kein Jobvernichter.

Weitere Vorteile von Robotic Process Automation

Die Implementierung einer neuen oder zusätzlichen Software in das bestehende System ist für die IT eines Unternehmens oft ein Albtraum. Vielleicht schrecken auch deshalb so viele Unternehmer vor Automatisierungsmaßnahmen zurück. Der Vorteil an RPA ist jedoch, dass es weder eine Implementierung noch Schnittstellen zur Software-Architektur braucht. Ein RPA-Roboter simuliert einfach nur menschliche Tätigkeiten auf den gewohnten Nutzeroberflächen. Das hat drei große Vorteile: Erstens kann der Roboter seine Arbeit innerhalb weniger Wochen aufnehmen, da er lediglich den Prozess „lernen", aber nicht ins System integriert werden muss. Zweitens bedeutet diese Arbeitsweise eines RPA-Roboters, dass die Sicherheitsrichtlinien in puncto Datensicherheit und Compliance nicht gefährdet werden. Und drittens bedeutet eine schnelle und effiziente Arbeit immer auch, dass der Zeitpunkt der Rentabilität der Investition sehr schnell erreicht ist.

Konnten wir Sie von den Vorteilen einer Robotic Process Automation überzeugen? Dann freuen wir uns, Ihnen unseren b4 Virtual Client vorstellen zu dürfen. Unser RPA-Roboter übernimmt redundante Prozesse in Ihrem Unternehmen, macht Ihre Mitarbeiter frei für wichtigere Aufgaben und erhöht Ihre Effizienz schon ab dem ersten Tag der Inbetriebnahme.