Mit RPA-Bots gegen das Sommerloch

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Bei nicht wenigen Unternehmen wirkt sich dies jedoch auf die Strategie, die Produktivität und damit letztlich auch auf die Umsatzzahlen aus. Das gefürchtete Sommerloch stellt vor allem kleine und mittelständische Betriebe oft vor eine harte Probe. Software-Roboter hingegen spielen bei dieser Thematik einen ihrer größten Vorteile aus – sie benötigen keinen Urlaub und auch das Wetter ist ihnen absolut egal. Das hat für Unternehmen, die mit RPA und End-to-End-Monitoring Bots arbeiten, viele Vorteile – es gibt aber natürlich auch enge Grenzen.

Projektstagnation und Rückstände durch Urlaub

Urlaub muss sein, da sind sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer und auch der Gesetzgeber weitgehend einig. Der Mensch muss abschalten, sich regenerieren und erholen, wenn er nicht irgendwann krank werden will. Wohlgemerkt: der Mensch. Eine Maschine braucht diese Art Auszeit nicht. In hochgradig automatisierten Fabriken können Fertigungsstraßen mit einem Minimum an Besetzung am Laufen gehalten werden. Bei vielen Backoffice-Prozessen geht dies jedoch nicht. Wenn kleinere Unternehmen zum Beispiel nur eine einzige Fachkraft für die Rechnungsverarbeitung haben, dann ruht der gesamte Bereich oft während der Ferienzeit. Ähnliches gilt für Projektgruppen, bei denen im Sommer immer irgendeiner im Urlaub ist. Stagnation und Rückstau unerledigter Arbeit sind die Folge.

Wie RPA Bots helfen können, das Sommerloch zu schließen

Bekannterweise fallen maschinelle Mitarbeiter nicht unter die gesetzlichen Regelungen zu Urlaub und Arbeitszeiten. Folglich können RPA Bots rund um die Uhr arbeiten, an jedem Tag der Woche und quasi pausenlos, wenn das gewünscht und notwendig ist. Viele sich wiederholende und gleichmäßig ablaufende Prozesse, etwa im Backoffice, profitieren davon, dass es kein urlaubsbedingtes Sommerloch gibt. Es sammelt sich weniger Rückstau an, Kundenanfragen bleiben nicht unbeantwortet liegen und es gibt keinen qualitativen Bruch im Prozess, nur weil eine bestimmte Arbeitskraft zwei oder drei Wochen fehlt.

Vielmehr können die Ferienmonate dazu genutzt werden, bestehenden Rückstau aufzuarbeiten, ohne dass parallel neuer Rückstau entsteht. Je nach Branche kann es oft sein, dass auch Kundenanfragen, Bestellungen und andere Prozesse deutlich zurückgehen. Manchmal fällt da das eigene Sommerloch gar nicht so sehr ins Gewicht. Doch bei anderen Unternehmen kann es sein, dass gerade dann, wenn es eigentlich gut läuft, die halbe Belegschaft aufgrund der fixen Schulferien ein Urlaubsgesuch einreicht. Mit RPA-Bots lässt sich dieses Problem zumindest teilweise umschiffen.

Die besonderen Vorteile der Bots

Wenn man über RPA-Bots und deren Vorteile liest, stößt man in der Regel auf die bekannten Argumente, etwa Fehlerfreiheit, Schnelligkeit und Verfügbarkeit rund um die Uhr. Diese Vorteile lassen sich für die Urlaubszeit nochmals modifizieren. So entstehen beispielsweise keine Leerlaufkosten aufgrund von geringer Produktivität. Zwar kostet ein Bot in der Anschaffung nicht weniger, wenn er wenig arbeitet, doch gerade bei flexiblen Abrechnungsmodellen ist ein Software-Roboter oft beliebig skalierbar. Die Kosten lassen sich so bestens im Zaum halten, wenn das Sommerloch weniger Produktivität benötigt. Zugleich lässt sich der Bot ohne Verzug wieder hochschalten, wenn es nötig sein sollte.

Ein weiterer großer Vorteil ist die optimale Planungssicherheit durch Bots. Weder große Hitze noch eine plötzliche Kältewelle können den Bots etwas anhaben. Produktivitätsausfälle durch eine Grippewelle oder enorme Hitze im Büro sind dann Vergangenheit. Nicht zuletzt ist auch die Motivation des maschinellen Mitarbeiters nie schwankend. Fahrlässigkeit in der letzten Woche vor dem Urlaub oder missmutige Stimmung direkt nach den Ferien sind den Bots fremd – ebenso wie Melancholie bei Regen oder Strandsehnsucht bei Sonnenschein.

Die Art des Prozesses bildet die Grenze des Möglichen

All diese Vorteile spielen RPA Bots natürlich nur im Rahmen der ihnen möglichen Arbeiten aus. Hier liegt auch die Grenze dessen, was Software Roboter in der Urlaubszeit auszugleichen vermögen. Kreative und strategische Prozesse sind und bleiben Sache der Mitarbeiter, ebenso wie die Kontrolle und Wartung der Bots und Maschinen. Doch für repetitive Aufgaben, bei denen RPA Bots ihre Stärken einbringen, wird das Sommerloch in Zukunft keine Rolle mehr spielen.

Ärgern Sie sich über die Nachteile der Urlaubszeit? Möchten Sie Ihr Unternehmen optimieren und lästige Prozesse künftig einem Roboter überlassen? Dann sprechen Sie gern mit uns! Wir analysieren gemeinsam, ob unser b4 Bot in Ihrem Unternehmen helfen kann.