Wann ist ein Prozess automatisierbar?

Bei AmdoSoft stehen wir häufig vor der Herausforderung, genau die Prozesse bei einem Kunden zu identifizieren, die sich per Robotic Process Automation (RPA) automatisieren lassen. Oft finden sich nämlich Prozesse, die dafür ideal sind, die man aber zuvor gar nicht auf dem Schirm hatte. Wie Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess mit Automatisierungspotential finden können, erklären wir Ihnen in diesem kurzen Beitrag.

Welche Prozesse sich eignen

Selten ausgeführte oder sehr abwechslungsreiche Prozesse eignen sich nicht für eine Automatisierung. Das höchste Einsparpotential erreichen RPA-Programme wie unser b4 Bot bei Prozessen, die oft und dauerhaft vorkommen, dabei aber beinahe unverändert ablaufen. Ein Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung. Diese findet normalerweise Monat für Monat aufs Neue statt und enthält dabei annähernd gleichbleibende Inhalte oder Informationen.

Wichtig ist zudem, dass der zu automatisierende Prozess bislang manuell stattgefunden hat. Unser b4 Bot simuliert das menschliche Eingabeverhalten in Computeranwendungen. Das bedeutet, er kann nur solche Prozesse optimieren, die normalerweise manuell am PC ausgeführt werden. Der Bot ist sowohl beim „Lesen“ der Dokumente als auch bei Eingaben und Klicks sehr viel schneller als jeder Mitarbeiter. Deshalb ist das Optimierungspotential dann am höchsten, wenn möglichst viele manuelle Arbeitsschritte ersetzt werden können.

Der Prozessverlauf bestimmt das Potential

Manche Prozesse wiederholen sich zwar regelmäßig, unterliegen aber starken Veränderungen. Das macht den Einsatz von RPA komplexer, da viele Eventualitäten berücksichtigt werden müssen. Am besten eignen sich daher Prozesse für die Automatisierung, die nahezu unverändert stattfinden. Bei Änderungen in der Nutzeroberfläche der verwendeten Software muss der RPA-Bot direkt darauf eingestellt werden. Bei Änderungen des Prozessablaufs kann es Sinn machen, die Implementierung des b4 Bots direkt in die Planung des neuen Prozesses einfließen zu lassen.

Software-Roboter sind nicht kreativ wie menschliche Mitarbeiter. Sie benötigen klare und eindeutige Regeln, um wirkungsvoll zu sein. Sowohl die Informationen, als auch die Vorgaben, was wann zu tun ist, müssen daher eindeutig formuliert werden. Bei allen anderen Prozessen braucht es zumindest die Mithilfe eines Mitarbeiters. Manche RPA-Bots interagieren mit einem Mitarbeiter und stellen direkt Rückfragen bei unklaren Informationen. Am besten arbeitet ein Bot aber immer dann, wenn er dank eindeutiger Regeln komplett autonom agieren kann.

Welche Art von Daten sich eignen

RPA-Software arbeitet am effizientesten mit eindeutigen, strukturierbaren und einfach zu verarbeitenden Daten. Dazu gehören die Standard-Dateiformen wie Word-Dokumente, Excel-Datenbanken, PDFs oder E-Mails. Bei Sonderformen oder branchentypischen Dateien macht es Sinn, zunächst nach einem Weg zu suchen, diese in allgemeinere Datentypen zu konvertieren, sofern dies möglich und wirtschaftlich ist.

Selbst bei sehr regulär ablaufenden Prozessen kann es immer mal wieder zu bestimmten Ausnahmen kommen. Das lässt sich in der Geschäftspraxis auch kaum vermeiden. Der b4 Bot ist aber auch dann noch wirtschaftlich sinnvoll, wenn etwa drei Viertel der Fälle eines Prozesses entwickelt werden können. Etwa ein Viertel dürfen Sonderfälle sein, die der Bot nicht autonom abarbeiten kann. Liegt die Quote für Sonderfälle höher, ist es ratsamer, den Prozess nicht per RPA zu automatisieren. Natürlich handelt es sich um Näherungswerte, die je nach Branche und Prozess variieren können.

Viele Prozesse bieten großes Einsparpotential

Die Robotic Process Automation hat Leistungsoptimierung und Kostenreduzierung als Kernziele. Das Einsparpotential an Zeit, Arbeit und Kosten muss daher gegeben sein, damit RPA überhaupt Sinn macht. Am einfachsten berechnet sich die Wirtschaftlichkeit durch die Höhe der eingesparten Vollzeitäquivalente. Wenn Sie durch den Einsatz des b4 Bots in Ihrem Unternehmen mindestens 1,5 Vollzeitkräfte einsparen, rechnet sich die Investition üblicherweise in kürzester Zeit. Das Einsparpotential kann natürlich im Einzelfall anders berechnet werden – etwa wenn Effizienzsteigerungen die Marktsituation verbessern, ohne dabei große Personalkosten einzusparen.

Sollen wir auch in Ihrem Unternehmen die infrage kommenden Prozesse einmal genauer unter die Lupe nehmen? Dann nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf und identifizieren Sie Einsparungs- und Optimierungspotential für Ihr Geschäft.