Behördenautomatisierung mit RPA

Die heutige Zeit ist schnell, schrankenlos und äußerst bequem: Wir bezahlen mit PayPal, streamen jederzeit Filme, Serien und Games und auch die Kommunikation läuft meist über digitale Kanäle. Nur wenn wir eine behördliche Angelegenheit zu klären haben, bleibt uns oft nur der gute alte Gang ins Amt. Tatsächlich hinken Behörden und andere öffentliche Einrichtungen in puncto Digitalisierung deutlich zurück. Die Schwerfälligkeit des bürokratischen Apparats ist wohl der Hauptgrund. Es gibt aber auch technische und organisatorische Hürden, die es zu nehmen gilt. Robotic Process Automation (RPA) kann helfen, diese Hürden zu überwinden.

Der Wille ist da: Das Onlinezugangsgesetz

Anders als bei Entwicklungen in der freien Wirtschaft ist für beinahe jede größere Innovation in Behörden zunächst ein entsprechendes Gesetz nötig, das die Rahmenbedingungen festlegt. Ein Behördenleiter kann nicht so einfach eine neue Technologie nutzen, selbst wenn er das wollen würde. Das macht es wesentlich schwieriger, mit der Zeit zu gehen. Immerhin wurde schon 2017 ein Bundesgesetz verabschiedet, nach dem Bund und Länder bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen online anbieten müssen. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist quasi das Fundament für die Digitalisierung der deutschen Behörden. Jeder Bürger soll sich dann in einem Portalverbund der Länder und des Bundes mit einem authentifizierten Nutzerkonto einloggen und Behördengänge online erledigen können. Soweit die Theorie.

Starre Strukturen und veraltete Technik

Stand heute kommen vor allem die Länder nicht wirklich hinterher mit dem Grad der Digitalisierung, der nötig wäre, um das angepeilte Ziel 2022 zu halten. Nur etwa ein Fünftel aller Verwaltungsleistungen sind online möglich. Dafür gibt es zwei Hauptgründe. Zum einen fehlt es an Ressourcen und Koordination, um so ein Mammutprojekt anzupacken. Gerade die kommunalen Behörden sind personell ausgelastet oder sogar überlastet. Zusätzliche IT-Expertise gibt das Budget oft auch nicht her. Außerdem verhindern allzu starre und eher konservative Strukturen den nötigen Innovationsdrive, den gerade die Tech-Start-Ups so gekonnt an den Tag legen. Der zweite Grund liegt eher in der Anlage der Technik. Die IT der Behörden ist sehr heterogen, untereinander zu wenig vernetzt und Daten oft kaum kompatibel.

RPA kann Technologielücke schließen

Software Roboter, die ohne Pause und ohne Fehler einfache, klar strukturierte Arbeiten ausführen können, sind die naheliegendste Lösung für viele Behörden. Es ist kurzfristig unmöglich, eine bundesweit gemeinsame, reibungslos laufende IT zu installieren. Auch die Implementierung von IT-Lösungen ist aufwändig und teuer. RPA Bots begnügen sich mit dem Frontend und den Eingabemasken, die auch Menschen nutzen. Nur erledigen die Bots die Arbeit schneller und besser. Die Mitarbeiter der Behörden bleiben frei für bürgernahe Aufgaben und müssen nicht tagelang manuell Daten und Ordner kopieren oder eine händische Schnittstelle von Backend zu Frontend bilden. Eine teure und kurzfristige Implementierung von neuer Software ist damit zunächst nicht nötig.

Hier kann RPA konkret in Behörden helfen

Eine klassische Aufgabe der RPA kommt in Behörden besonders gut zur Geltung: Das Extrahieren, Kopieren und Verschieben von Informationen aus und in Formulare und Datenbanken. In wenigen Minuten können RPA Bots in diesen Bereichen das Tagespensum eines menschlichen Mitarbeiters schaffen. Viele Behörden fokussieren sich zunächst auf das Frontend, um den Bürgern den Zugang zu Online-Tools zu erleichtern. Das Übertragen in veraltete Backend-Systeme gelingt mit Bots dann allerdings wesentlich leichter. Ähnlich gut gelingt dies bei Prozessen, bei denen die Informationen aus den modernen E-Akten der Bürger in die Fachverfahren transferiert werden müssen. Da auch hier oft die nötigen Schnittstellen fehlen, kostet ein manuelles Verfahren Unmengen an Ressourcen, die anderswo dringender benötigt werden.

Wir von AmdoSoft helfen Behörden und öffentlichen Einrichtungen gern beim Einsatz modernder RPA-Softwarelösungen, um die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voranzutreiben. Sprechen Sie mit uns über die vielfältigen Möglichkeiten.